Comment organiser fichier de prospection client et CRM ?

19 février 2016/11 Commentaires/dans Prospection Commerciale /par Victor Cabrera

Comment organiser votre fichier de prospection & fichier client ? Comment prospecter et gérer la relation client efficacement au quotidien ? Voila quelques questions intéressantes auxquelles nous allons tenter de répondre…

Au sommaire de cet article :

Fichier client et prospection : Comment s’organiser ?

Pour que votre démarche commerciale soit efficace, vous avez besoin d’un bon outil CRM pour organiser votre prospection commerciale, ainsi que le suivi des ventes et la fidélisation client.

CRM ça veut dire: Customer Relationship Management, que l’on appelle GRC en français : Gestion de la Relation Client.

Cet outil va non seulement vous aider pour la partie prospection commerciale, dans la gestion des contacts entrants, le suivi, mais également dans la fidélisation des clients existants comme je viens de vous le dire.

C’est véritablement une décision stratégique en termes de pilotage commercial pour être pleinement efficace, éviter les pertes de temps et ne pas vous perdre dans la multitude d’actions commerciales à réaliser au quotidien. Pour faire le bon choix, il faut y réfléchir en amont de la préparation de votre action commerciale. Et je vais tacher de vous aider à y voir plus clair…

Comment organiser l’activité commerciale ?

Pour organiser votre activité commerciale et vous donner du confort, il est important de bien définir le cahier des charges. Prenez le temps de bien définir vos objectifs commerciaux, ainsi que vos contraintes avant de vous décider. Pour vous aider dans cette réflexion, voici quelques critères possibles :

La facilité d’utilisation, la rapidité de prise en main
L’ergonomie du système, la facilité de saisie et de consultation d’un historique
La gestion des suivis et rappels avec possibilité de création d’alertes
La possibilité de partager la base de données, l’accès à distance depuis un autre site ou bien via un smartphone
L’automatisation de certaines taches, ou de certains scénarios commerciaux
La sécurisation des données
La possibilité d’intégrer de nouvelles fonctionnalités
La possibilité d’obtenir des rapports ; des analyses et de créer des tableaux de bord afin de piloter efficacement l’activité commerciale.
Les possibilités de branchement et de synchronisation avec d’autres outils, tel que le logiciel de facturation par exemple
…

Tous ces critères sont stratégiques et nécessitent d’être pondérés et évalués avant de faire votre choix. Faites vous un tableau si besoin pour y voir plus clair.

Comment gérer le fichier de prospection et le fichier client?

Maintenant, du coté des options, pour un entrepreneur ou une TPE / PME, voici plusieurs options, de la plus simple aux plus complexes :

1. Le CRM Maison : Excel ou Outlook

Cette solution est peu coûteuse, et flexible. Vous pouvez construire un outil de prospection et de fidélisation sur mesure. Mais cela reste assez amateuriste et limité en fonction du volume d’activité. Sur outlook, le champ Notes vous permet de saisir un historique et la fonction Assurer un suivi, vous aide à gérer vos rappels.

Bref, utilisés de manière avancée, Excel et Outlook peuvent faire office de petit CRM. Si vous démarrez ou que vous ne disposez que d’un petit budget, vous amortissez un peu plus votre pack office.

2. Le CRM orienté pipeline des ventes

Parmi les solutions abordables, pratico pratique et efficace, voici notre petit préféré : PipeDrive !

Il combine à lui tout seul les fonctionnalités essentielles d’un CRM pour les TPE / PME, avec des fonctionnalités exclusives à l’action commerciale comme la gestion des opportunités d’affaires, du cycle de vente, des taux de transformation et de la bonne gestion du pipeline des ventes…

Découvrez PipeDrive avec 30 jours d’essai gratuit ici >>

3. Les logiciels CRM

A partir de quelques centaines d’euros, vous pouvez faire l’acquisition d’une solution complète, intégrant toutes les fonctionnalités nécessaires à une activité commerciale digne de ce nom. Ou alors vous pouvez optez pour un abonnement par utilisateur en mode Saas. A vous de choisir en fonction de votre contexte.

Toujours est-il que le cabinet d’étude Forrester a réalisé une étude l’année dernière sur prés de 100 critères. Salesforce, microsoft et SAP cloud for Customer sont les meilleures solutions pour une entreprise de taille moyenne. Pour les grandes entreprises de plus de 1000 employés, SAP CRM, Oracle siebel, Salesforce et Pegasystem sont les mieux notés.

Ces solutions ont certes un cout plus élevé, mais dans le contexte de la transformation digitale, elles ont l’avantage de vous permettre une meilleure gestion relation client avec la mise en en place d’une stratégie cross-canal, c’est à dire :

L’automatisation de votre force de vente avec constitution du fichier prospect, suivi et relance de ces prospects.
Organisation du support client avec éventuellement un centre d’appel, suivi des avis et remontées clients sur les réseaux sociaux.
Et enfin la gestion marketing personnalisée comme la recommandation de produits et services en fonction de l’historique des ventes, du parcours utilisateur et des données comportementales, ou encore du retargeting comme nous l’avons vu dans une autre vidéo (cliquez ici >>)

4. Dernière solution: les CRM en logiciel libre

L’avantage principal c’est le coût, car vous ne payez pas de licence. Vous téléchargez le logiciel gratuitement, mais c’est à vous de l’installer et de savoir le paramétrer. Donc en clair, vous échangez votre temps contre de l’argent. Mais cela reste envisageable si vous avez des compétences techniques. Ou alors vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé en dernier recours.

Comme CRM en logiciel libre, vous avez Sugar CRM et VTiger pour ne citer que les plus connus…

Voila, nous avons fait le tour des différentes solutions qui s’offrent à vous pour gérer l’activité commerciale avec vos fichiers de prospection et la partie fidélisation. C’est maintenant à vous de décider en fonction de votre contexte, de vos objectifs et de vos contraintes 😉

Si vous avez d’autres solutions intéressantes à partager pour gérer fichier client et fichier de prospection, à vos commentaires…

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Pour aller plus loin, voici quelques articles complémentaires :

11 réponses

Centre d'appel offshore dit :
15 mars 2016 à 9 h 03 min

Je vous remercie de votre article qui sera très utile pour les centres d’appel offshore, en effet, une prospection réussie nécessite une bonne organisation des fichiers de prospection et des fichiers client. L’utilisation d’un logiciel CRM est fortement recommandée pour l’exploitation des données et une optimisation de la relation client. La solution de gestion doit être adaptée en fonction des besoins de l’entreprise.
Répondre
- Victor Cabrera dit :
  15 mars 2016 à 9 h 08 min
  
  Merci pour votre commentaire !
  En effet, peut importe la solution CRM choisie, elle doit être adaptée aux besoins de l’entreprise.
  Bonne prospection 😉
  Répondre
Fadila dit :
9 mai 2016 à 13 h 37 min

bonjour! c’est quoi la différence entre un fiche prospect et un fiche client?
merci d’avance!
Répondre
- Victor Cabrera dit :
  9 mai 2016 à 14 h 16 min
  
  Bonjour Fadila,
  
  Cela dépend de votre CRM / système de gestion relation client. La fiche prospect concerne le client potentiel, et la fiche client concerne le prospect qui est passé à l’achat, c’est à dire le nouveau client. Ces fichiers prospects / clients peuvent être regroupés pour une efficacité commerciale optimale. Plus on a d’informations stratégiques sur les prospects et clients de l’entreprise, plus il est facile de faire de la revente / ventes additionnelles / ventes complémentaires…
  Répondre
  - Fadila dit :
    9 mai 2016 à 14 h 23 min
    
    merci beaucoup monsieur Victor! 🙂
    Répondre
julie dit :
30 novembre 2016 à 18 h 54 min

Bonjour, des conseils pour un CRM adapté à la prospection et au lead management pour une TPE de 4? Merci
Répondre
- Victor Cabrera dit :
  1 décembre 2016 à 9 h 30 min
  
  Bonjour Julie,
  Je suis en train de tester pipedrive depuis plusieurs mois sur l’une de mes activités dont je gère la direction commerciale. Et pour des petites structures, il est très intéressant en termes de pilotage commercial !
  Voici un lien spécial pour tester par vous même durant 45 jours gratuitement : https://www.pipedrive.com/register?promocode=af-tech2vente
  Cordialement,
  Victor
  Répondre
TAKOUMBE Jean Baptiste dit :
28 juin 2017 à 17 h 12 min

Bonjour Monsieur,

Merci pour tous vos conseils sur le plan commercial.
Je suis responsable commercial d’une PME au Cameroun et nous venons d’obtenir un partenariat avec une societé et de vente de pièces de rechange industrielles en l’occurrence: les garnitures mécaniques, les tresses , les roulements etc.
Prière de d’aider avec un plan d’action de prospection des produits sur mon territoire.

Merci d’avance.
Mr TAKOUMBE
237 655046296
approserve@yahoo.fr
Répondre
- Victor Cabrera dit :
  4 juillet 2017 à 13 h 29 min
  
  Bonjour Mr Takoumbe,
  Vous trouverez de nombreuses ressources gratuites sur le Blog Technique de Vente en vous rendant dans la section “Blog”. Les techniques commerciales que nous partageons peuvent être réutilisées avec un minimum d’adaptation à votre marché / secteur.
  Si vous souhaitez un plan d’action commercial sur mesure, alors je vous invite à découvrir les offres de coaching commercial à distance dans le menu du site.
  Bien cordialement,
  Victor Cabrera
  Répondre
Yousaf dit :
12 septembre 2017 à 16 h 18 min

Bonjour j’ai une question: souvent on me pose la question Comment organisez vous votre prospection commerciale ? Et puis d’un coup une autre question quelles actions mettez-vous en place pour développer votre clientèle ?
Ces deux questions m’apportent souvent des confusions
Pouvez-vous m’aider s’il vous plaît à distinguer la différence entre les deux questions

Merci d’avance
Cordialement
Répondre
- Victor Cabrera dit :
  20 septembre 2017 à 10 h 29 min
  
  Bonjour Yousaf,
  A vrai dire, il y a autant de réponses possibles à ces questions que de vendeurs et d’entreprises sur le marché !
  Comment organisez-vous votre prospection commerciale ? C’est à vous de répondre sur les canaux choisis (prospection téléphonique, terrain, par email, courrier, social selling…) la fréquence, le volume d’appels / de mailings / de relance, la cible de la campagne, etc.
  Quelles actions mettez-vous en place pour développer votre clientèle ? On parle ici d’un listing des actions commerciales engagées à mon sens, donc il vous suffit de recenser toutes vos actions de prospection / fidélisation client.
  Bien cordialement,
  Victor
  Répondre

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Technique de Vente Edition

4.9

DELANNAY Steeven

14:05 23 Sep 18

Merci monsieur cabrera,grâce à vos précieux conseil de vos livre et de vos conseil. J'ai réussi mon titre professionnel niveau 3 négociateur technico commercial. Merci encore cordialement monsieur delannay

juliette ANGOT

14:34 20 Sep 18

Super formation, dans un cadre magnifique! Contenu très pertinent, parfait pour débuter au sein du réseau! Merci pour cette organisation au top!!

Jonathan Cosnuau

21:12 25 Jul 18

Victor Cabrera, un homme d'expérience, abordable et disponible. Une expérience de vente qui ne repose pas que sur de la théorie. Des conseils avisés toujours dans la compréhension de l'autre avec l'objectif de mieux comprendre son client. C'est une chance de pouvoir le connaître et bénéficier de ses conseils ainsi que de son expertise.

co xxx

11:16 21 Sep 18

Excellent formateur. Aime partager et aider. Je le conseille

Isabelle IACONO

15:01 21 Oct 18

La réputation de Victor CABRERA est à la hauteur du résultat, la salle a été captivée pendant 4 H, avec beaucoup d’enthousiasme. Nous sommes persuadées que la mise en application de la formation apportera rapidement ses fruits. Nous envisageons d’organiser une suite à cette formation, nous avons une demande de nos collaborateurs et franchisés. Merci Victor!

Jean-Baptiste Mercadé

17:47 11 Nov 18

Superbe formation que celle que je viens de terminer avec Victor en coaching sur 5 heures. Cela m'a permit de créer tous les scripts de vente en partant de 0 mais aussi les documents annexes comme la proposition, les mails type... Victor est très à l'écoute et réussit littéralement à s'immerger dans un secteur qui n'est pas le sien... Bluffant... Et je le recontacterai sans hésiter dans quelques semaines pour peaufiner mon discours commercial.

Benoit Ducroux

15:14 08 Jan 19

De très bon cours pour perfectionner ses techniques de vente et prendre confiance en soi. De l’inspiration, du boost et du concret avec l'accompagnement.

Maigrir pour Sourire

13:09 30 Jan 19

Professionnel et très instructif, je recommande Victor pour toutes les personnes qui n’ont pas encore les résultats qu’ils espéraient dans leur compte en banque à cause, et très certainement, d’un mauvais marketing. La vente est le pilier numéro un pour faire vivre une entreprise et Victor sait vraiment nous partager ses meilleures stratégies pédagogiques afin que nous puissions améliorer notre chiffre d’affaire. Encore merci pour ton passage sur scène au séminaire Victor !

Ismail Sosse Alaoui

17:24 12 Mar 19

Un rapport qualité prix super

Franck De védrines

16:18 11 Apr 19

Une formation de 5h en one-to-one vraiment au top. Je le conseille à tout ce qui ont parfois l'impression de stagner dans leur business; vous allez gagner un an en 1h avec Victor. Cette formation m'a permis d'apprendre énooooormément de choses sur Clickfunnels, sur les campagnes emailing et le marketing en général. C'est un excellent formateur, qui aime aider et partager. J'ai d'ailleurs repris 5h afin d'atteindre des sommets avec lui. En bref, foncez les yeux fermés !

Nature Peintures

17:53 11 Apr 19

Avant la formation: "elle est super cette formation, vous allez apprendre plein de choses !!" Après la formation avec Victor CABRERA "Vous chercher à améliorer vos performances commerciales? Vous regarder des vidéos teasing gratuites sur la vente en pensant que c'est déjà beaucoup ? Vous voudriez vendre plus vite, plus souvent, plus cher ? STOP !! N'ATTENDEZ PLUS !!! Inscrivez vous vite à n'importe quelle blending formation de Technique de vente et commencez à gagner plus d'argent immédiatement rien qu'en lisant la FAQ…." Merci Victor, je ne regrette pas du tout mon investissement ! rentabilité immédiate.

Rodrigue Bellance

19:47 04 May 19

Bonjour Victor, mon ami, Après les nombreux témoignages qui ont été donnés sur les grandes qualités de tes formations, je veux rendre le miens sur un de tes points très importants : ta patience. Comme tu le sais depuis notre entrée en relation je t'ai souvent sollicité. Par e-mail et par téléphone également. Etant un peu déséquilibré psychique (effet secondaire de mon ancien traitement médical), tu as souvent été victime de mes changements de décisions et mes abandons. Malgré cela tu as toujours été très patient avec moi. Attentif à mes demandes, tu m'as toujours répondu avec beaucoup d'attention et de considération. Auprès de tous je recommande tes formations. Je témoigne que chez toi la vente n'est pas une simple profession mais également une vocation. Tes nombreuses vidéos gratuites nous le démontrent entièrement. Nous te remercions tous très fortement et te sommes tous très reconnaissants. Rodrigue

Furkan Yurt

13:15 05 Sep 19

Très bon formateur! Je recommande fortement

Benjamin Cléry

09:22 03 Oct 19

Merci Victor pour cette séance d'accompagnement en coaching 1 to 1! J'ai apprécié ta franchise, ton authenticité et la pertinence de tes conseils : droit au but sans blabla! Un petit investissement pour moi comme entrepreneur en phase de lancement, mais cela reste un grand raccourcis pour éviter de passer 150 heures sur le web a la recherche d'infos et ne toujours pas savoir sur quoi travailler en premier!

Vincent JODEAU

08:21 07 Oct 19

L'accompagnement de Victor nous a été très bénéfique, il a très vite compris nos problématiques. Je le recommande à toute personne qui souhaite passer un cap et booster ses ventes !

Régis Moscardini

07:14 11 Oct 19

Victor est un formateur hors pair. Sa connaissance fine des processus de vente et sa capacité à s'adapter à la problématique de ses élèves est assez incroyable. Je le recommande sans réserve.

DARCKANGELS 77

12:00 12 Oct 19

J'ai déjà pris l'ancienne version qui était très bien et avec le temps les choses s’améliore comme le bon vin je vous le recommande fortement, personnellement sa m'a aidé dans les approches et autres par rapport au ventes.

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